Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweise gemäß EU-Datenschutz- Grundverordnung für Vertretungsberechtigte/ Bevollmächtigte „Juristischer Personen“ (Anlage)

Stand: Mai 2018

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Welche Daten im Einzelnen verarbei­tet und in welcher Weise genutzt werden, können Sie den nachfolgenden Ausführungen entnehmen.

Bitte leiten Sie diese Informationen auch an die aktuellen und künftigen ver­tretungsberechtigten Personen und wirtschaftlichen Berechtigten sowie etwaigen externen Partnern weiter.

1.     Wer ist für die Datenverarbeitung verant­wortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

FayForArchitect

Raymond Fay, Architekt Dipl. Ing. (FH),

erreichbar unter:

Pestalozziweg 12

86551 Aichach, Deutschland

Telefon: +49 8251 87794 – 0

Fax: +49 8251 6171

E-Mail-Adresse: mails@fayforarchitect.de

2.     Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen in Ihrer Funk­tion als Vertreter/Bevollmächtigter der juristischen Person (Interessent, Kunde, Lieferant, Partner) erhalten. Zum anderen verarbeiten wir personenbezo­gene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Presse, Medien, Veranstaltungen, Messen, Internet) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Relevante personenbezogene Daten des Vertretungsberechtigten/ Bevoll­mächtigten können sein:

Name, Adresse/ andere Kontaktdaten (wie Telefon, E-Mail), Staatsangehörigkeit, Position und Aufgabenstellung in Unternehmen, unselbständig/selbständig.

Bei Abschluss und Nutzung unserer Produkte/Dienstleistungen können zusätzlich zu den vorgenannten Daten weitere personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Hierfür wird gesondert die Zustimmung eingeholt.

3.     Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

  1. zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Abs. 1 b DSGVO)Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erbringung von Dienstleistungen, Einkauf und Vertrieb im Rahmen der Durch­führung unserer Verträge mit unseren Kunden/ Lieferanten/ Partnern oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen entnehmen.
  2. im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Abs. 1 f DSGVO)Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfül­lung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtli­chen Streitigkeiten
  • Gewährleistungsdokumentation, gegebenenfalls Betreuung bei der Umsetzung von Ansprüchen
  • Verhinderung von Straftaten
  • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutritts­kontrollen)
  • Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts
  1.  Aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 a DSGVO)Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezo­genen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Angebotseinholung, Ausgabe von Plänen, Dokumentation von Bauabläufen, Bautagebücher, Fotografien (auch mit Geotagging) usw.) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jeder­zeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungs­erklärungen, die vor der Geltung der EU-Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt und Verarbei­tungen bis dahin nicht betroffen sind.

4.     Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn sie unsere schriftlichen datenschutzrechtlichen Weisungen wahren. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben und/ oder von uns beauftragte Auftragsdatenverarbeiter gleichgerichtet die Einhaltung der Vorgaben der Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO/BDSG) garantieren.

5.      Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausfüh­rung der Aufträge des Kunden, für den wir handeln (z. B. Aufträge, Zahlungen) erforderlich und/ oder gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche oder sicherheitsrelevante Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

6.     Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange Sie für die jeweilige juristische Person uns gegenüber vertretungsberech­tigt sind. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs-fristen: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnungen. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können die­se Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre, bei Bauleistungen 5 Jahre beträgt.

7.      Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m § 19 BDSG).Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Daten­schutz-Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber er­teilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

8.      Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsverbindung mit der von Ihnen uns ge­genüber vertretenen juristischen Person müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durch­führung einer Vertretung/Bevollmächtigung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

Ohne diese Daten müssen wir Sie in der Regel als Vertretungs-berechtigten/ Bevollmächtigten ablehnen bzw. müssen eine bestehende Vertretungsberechtigung/ Bevollmächtigung aufheben.

Sollten Sie uns die notwen­digen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von der jeweiligen juristischen Person gewünschte Vertretungsbe­rechtigung/Bevollmächtigung nicht einrichten oder fortsetzen.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Daten­schutz-Grundverordnung (DSGVO)

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht:

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwä­gung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutz­würdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Gel­tendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte schriftlich gerichtet werden an:

FayForArchitect

Raymond Fay, Architekt Dipl. Ing. (FH),

erreichbar unter:

Pestalozziweg 12

86551 Aichach, Deutschland

Telefon:                         +49 8251 87794 – 0

Fax:                  +49 8251 6171

E-Mail-Adresse: mails@fayforarchitect.de